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Assistante Personnelle - Assistante administrative

Department
Banque
Branch
Geneva
% employment type
100
Mission
  • Support administratif à 100% de l’Associé, ainsi que de l'un de nos départements. 
Responsibility


Assistante Personnelle de l’Associé (activités professionnelles et privées)

  • Gestion des appels 
  • Organisation d’agenda et préparation de réunions
  • Assistanat pour la rédaction de présentation (Séminaires, Comité de Direction, etc.)
  • Organisation et préparation de déplacements : vols, hôtels, restaurants, etc.
  • Préparation de rapport de voyages
  • Préparation et gestion des notes de frais
  • Gestion des correspondances entrantes et sortantes (courriers, e-mails, etc.)
  • Mise à jour de liste de contacts, clients, prospects
  • Liens avec divers interlocuteurs internes et externes
  • Assistance personnelle (assurances, classement, etc.)

Assistante administrative et secrétariat pour l'un de nos départements

  • RH : « Job description » nouveaux collaborateurs, suivi des vacances et formations (e-learning, etc.)
  • Rédaction, revue et mise à jour des procédures et directives internes
  • Collaboration avec divers départements de la banque
  • Assistance administrative et de support sur certains dossiers
  • Assurer le secrétariat du département (accueil téléphonique, permanences, réception du courrier, etc.)
  • Assistance dans l’organisation de déplacements de l’équipe, en collaboration avec la réception
  • Gestion du courrier entrant et du courrier sortant
Profil
  • Expérience préalable de 5 années dans un poste similaire d'assistanat de haut niveau
  • Connaissances de la tenue d’un secrétariat
  • Bonnes connaissances de l’environnement bancaire
  • Capacité à synthétiser
  • Très bonne maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Power Point, Outlook, Visio un atout)
  • Très bon niveau rédactionnel en français et en anglais
  • Attitude positive et collaborative
  • Sens aigu de la confidentialité
  • Bonne gestion des priorités
  • Capacité à respecter les délais et à gérer le stress